自分ではうまくお金のコントロールをしているつもりでも、仕事の報酬が滞ったために、最終的に取引先への支払いができなくなってしまう。。。というケースは多いですよね。
そうなってしまったらお詫びをするのはもちろん、支払いを待ってもらうお願いをしなければなりません。
こちらの記事では支払いを待ってもらうときのメールのポイントとやってはいけないこと・注意することを紹介します。
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【40代をスマートに】40代2児の父 | 子育て10年 | 管理職10年 | 金融×ITサービスに携わって15年。職業柄、企業の体力や財務内容を無数にチェックしてきました。経営者の資質や事業に対する考え方、熱量なども要チェック。個人事業主、新設法人にも相当数触れてきました。独立のきっかけや経緯、独立のための準備にどれだけの時間を要しているかも超重要です！
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例文
お世話になっております。●●でございます。 本日はお願いしたい件があり、ご連絡を差し上げました。
大変申し上げにくいのですが、3月末のお支払いにつきまして、ご猶予をいただけませんでしょうか？４月１０日には必ずお支払いを致します。不躾で大変恐縮ではございますが、何卒お許しをいただけますようお願い申し上げます。
理由と致しましては、私が業務を受注した先（発注元）が資金繰りに苦慮しており、現時点で予定していた入金が入っていないことでございます。受注先からは４月９日までにお支払いをいただく確約が取れておりますので、入金後速やかに貴社へお支払いの手続きを致します。
大変お世話になっている貴社にこのようなお願いを申し上げるのは心苦しい限りでございます。
心よりお詫びを申し上げます。
今後はご迷惑をおかけしないよう努めてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
こちらの例文を見ながらポイントを見ていきましょう。
結論から伝える
ビジネスの基本ですが、こういう緊急事態こそ基本に忠実に進めましょう。
申し訳ない気持ちやお支払いできない理由など伝えたいことはたくさんありますが、今回のメールでの結論は
支払い猶予のお願い
になります。
「うっかり支払いを忘れたけどすぐ入金手続きしたのでお詫びだけする」というケースとは異なりますので注意しましょう。
いつ支払えるかを伝える
支払い猶予のお願いを受け取った取引先からしてみると、お詫びの言葉や遅れた理由よりも
いつ支払ってくれるのか
が一番気になる部分です。
この部分を結論（支払い猶予のお願い）の次にお伝えしましょう。
「いつ支払える」の根拠を具体的に伝える
次に伝えるのは猶予をお願いする支払日であれば支払えるという根拠です。
例文で言うと「なぜ４月１０日なら支払えるのか」です。
この部分はより具体的に伝えることで取引先の安心につながります。
事情の説明になりますので、ある程度長めの文章でも構いません。
最後に改めてお詫びを
文中のところどころにお詫びの文言が入っておりますが、最後に改めてしっかりとしたお詫びを伝えまます。
日頃から大変お世話になっていることと結び付けてお詫びをお伝えするのもテクニックですね。
やってはいけないこと・注意したいこと
ここからは、ついついやりがちな「ダメなポイント」をお伝えします。
他人事感を出す
他人事のように振る舞うことはNGです。
具体的には、「自分も困っている」感を出しすぎる事ですね。
どういう事か今回の例文を振り返りながらお伝えします。
今回、支払い遅延の理由は「発注元があなたに払ってくれないため」です。
つまり「発注元」が発端ということになります。発注元のせいでとても困っていていい迷惑ですよね。
でもそれは今回支払い猶予をお願いしている取引先も全く同じことを考えていますよ。
あなたのせいでとても困っていていい迷惑ですよ。。。。
トホホ。。。
って思ってます。
それなのにあなたが自分だけ悲劇のヒロインを演じても全く共感してもらえません。
なによりそういう緊急事態でも支払いに穴をあけないのが信頼できるフリーランス・個人事業主だからです。
支払えない理由が抽象的
「いつ支払える」の根拠を具体的に伝える
先ほどこちらをお伝えしましたが、抽象的な理由だと悪印象になるというデメリットがあります。
例えば、こんな説明をすると仕事ができないフリーランス・個人事業主だなと思ってしまいます。
コロナの影響で仕事量が減っている
物価高のため想定以上に経費がかかってしまった
一見、社会情勢に絡めた具体的な理由に見えるかもしれませんが全くそんなことはありません。
なぜなら、上記理由はすべてのフリーランス・個人事業主・企業に当てはまるからです。
しかも今に始まったことではありません。
コロナも物価高もゆるかやに影響を大きくしていきます。
つまり、今回支払い猶予のお願いに直接影響していると感じることはできないのです。
シンプルに「準備不足・経営下手」という印象を取引先に与えるだけでしょう。
メールの後に必ず電話を
昨今、仕事のやりとりはメールやチャットが主流です。
ですが、今回のような「支払い猶予のお願い」はメールだけでなく必ず電話をしましょう。
単純な業務連絡ではないからです。大事なお金にかかわる話です。
メールだけで済ませようとするとかなり冷たい印象を取引先に伝えます。
電話をすることで誠意が二重に伝わる効果も期待できます。
今回の件で具体的な対策をしない
これが一番やってはいけないことだと思います。
失敗は誰にでもあります。
優秀な経営者は失敗を良い経験に変えて、同じ失敗をしないように対策を立てるものです。
フリーランスや個人事業主をやっていると今回のような急な資金ショートは常に起こる可能性があります。
今回お伝えした「メールでの支払い猶予のお願い」も一つの対策ではありますが、根本はもっと手前の対策です。
資金ショートをしないための対策、資金ショートしても取引先にはご迷惑をおかけしない対策を考えましょう。
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